Консорциум “Кодекс” усовершенствовал СЭД в Ассоциации “Национальное объединение строителей”

С февраля 2018 года Ассоциация «Национальное объединение строителей» (НОСТРОЙ) перешла на новую версию СЭД «Кодекс: Документооборот». Обновление позволяет ускорить работу с входящими и исходящими документами, повысить исполнительскую дисциплину.

Наиболее важной для НОСТРОЙ стала возможность подписывать все служебные документы электронной подписью. Кроме того, теперь в электронный документ можно вносить регистрационные данные, не нарушая его целостности, а у сотрудников отдела делопроизводства НОСТРОЙ исчезла необходимость распечатывать документ и вручную наносить на него номер и дату — это делает система.

В результате документы движутся от руководителя к исполнителю, готовятся, согласовываются и подписываются исключительно в электронном виде. Это позволяет ускорить согласование служебных документов и наладить контроль за сроками подготовки ответов на входящие письма. Конечному исполнителю стало проще следить за согласованием, подписанием и регистрацией подготовленного им проекта документа — контролировать движение он может со своего компьютера.

Обновления стали возможны благодаря глубокой модернизации самой системы «Кодекс: Документооборот». Применение технологии тонкого клиента (когда на рабочей станции сотрудника не ставится программное обеспечение) упростило администрирование системы. Благодаря более удобному интерфейсу время работы с электронными документами сократилось в среднем на 20–30%.

СЭД «Кодекс: Документооборот» организует рабочий стол на основе виджетов. В них система аккумулирует документы определённого потока, например, документы на исполнении, на контроле, на согласовании и т.д. Это позволяет пользователю легко ориентироваться в больших объёмах задач и выделять наиболее важные.

Сотрудничество консорциума «Кодекс» и Ассоциации «Национальное объединение строителей» началось практически с первых дней работы НОСТРОЙ. На начальном этапе главной задачей было автоматизировать учёт и регистрацию служебных документов. Удобство системы оценили руководители и их помощники, которым СЭД упростила контроль исполнения поручений по документам. Наконец, возникла необходимость сформировать полный цикл работы с документами в электронном виде. На всех этапах специалисты консорциума «Кодекс» оценивали состояние документооборота в организации, предлагали и внедряли адаптированные под нужды НОСТРОЙ решения.

Следующим этапом в развитии электронного документооборота НОСТРОЙ может стать полная автоматизация работы с внутренними документами (служебными записками) и организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями, инструкциями и т.д.). Это ещё больше ускорит выполнение рабочих задач.