Инфодокум 2018 «Эффективный документооборот в эпоху цифровой экономики»
6-7 июня 2018 года в Москве в Торгово-промышленной палате Российской Федерации (Ильинка, д. 6) Гильдией управляющих документами был организован очередной форум Инфодокум. АО «Центр компьютерных разработок» является членом Гильдии и не мог пропустить этого события.
Во вступительном докладе Исполнительный директор Гильдии Афанасьев Сергей Иванович констатировал: с точки зрения делопроизводства мы уже находимся в цифровой экономике. Гражданину, обывателю, невооружённым глазом видны «цифровые» изменения в различных сферах жизни: взаимоотношения с государством, информационная обеспеченность во всех сферах бытия, банковские услуги, которые позволяют взаимодействовать с кредитной организацией, не выходя за порог и пр., и пр. Это касается и работы с документами в организациях, что должно привести к пересмотру основ документационного обеспечения управления типа «экспедиция – канцелярия – отдел контроля – архив» с учётом новых требований к управлению бизнес-процессами. Таким образом, на форуме был задан основной тренд обсуждения – работа с электронными документами, подписанными электронной подписью (ЭП) и организация их хранения в архивах.
Развитию российского законодательства в этом направлении был посвящён доклад Янковой Валентины Фёдоровны, ведущего специалиста Государственного архива Российской Федерации. Теме – разработке и принятию новых законодательных актов, регламентирующих принятие и хранение электронных документов в государственных и ведомственных архивах, был посвящён и круглый стол, который состоялся во второй половине дня. Сотрудники ВНИИДАД и Росархива подробно рассказали о состоянии дел с нормотворчеством в этих организациях. Какие проекты законов инструкций и т. д. в настоящее время готовятся, где можно ознакомиться с проектами этих документов. Кстати, организаторы форума подготовили для участников CD-диск, на который записали все действующие в настоящее время правовые акты в сфере документационного обеспечения (ссылка на документы). Эта информация весьма полезна при организации не только электронного, но и обычного (классического) документооборота.
Второй день форума был полностью посвящён обсуждению вопроса долговременного хранения в архивах электронных документов подписанных электронной подписью (ЭП). Суть проблемы можно обозначил в своём докладе коммерческий директор ООО «Крипто-Про» Юрий Маслов – скорость изменения среды функционирования криптосредств существенно выше скорости адаптации и сертификации средств ЭП. Это порождает много вопросов, в том числе и по долговременному хранению электронных документов в архивах любого уровня. Дело в том что подписанные ЭП электронные документы возможно проверить на аутентичность и целостность только, максимум, в течение 15 лет с даты подписания. Технологии пока не позволяют увеличить этот срок до бесконечности или хотя бы до приемлемого уровня. В процессе дискуссии был рассказан опыт Норвегии, в которой был принят соответствующий акт, удостоверяющий примерно так: раз этот электронный документ был принят на хранение в государственный архив, значит этот документ валиден. (Джентльмен верит джентльмену на слово). Этот подход, в целом, не очень хорош в современных реалиях, так как документ может быть изменён или повреждён не только в результате злого умысла, но и в результате технологического несовершенства системы хранение – вирусы, форматы, оборудование и т.д. Расчёт же только на технологический прорыв в течение ближайшего времени, также порождает неопределённость в области долговременного хранения электронных документов.
Участники дискуссии остановились на мнении, что решение вышеуказанных проблем лежит в области организационно-технических мероприятий. То есть, не отрицая необходимости развития технологии долговременного хранения электронных документов, необходимо параллельно готовить и правовые акты, регламентирующие такое хранение, по крайне мере для государственных архивов.
С более подробной информацией по форуму «Инфодокум» можно ознакомиться на сайте Гильдии управляющих документацией http://www.gdm.ru/