Кадровый ЭД

На данный момент законодательство позволяет перенести до 99% всех кадровых документов в электронный формат. Что же это значит?

С 2022 года компании могут практически полностью перенести работу с кадрами в цифровую среду. В электронном формате можно создавать, заключать и хранить следующие документы: трудовые договоры, табели учета рабочего времени, графики отпусков, различные приказы по кадровому составу, заявления на увольнения, на отпуск, расчетные листки.

При этом в бумажной форме должны сохраняться только 5 видов документов: приказ об увольнении, журналы проведения инструктажей, акт н-1 о несчастном случае, сведения о трудовой деятельности и бумажные трудовые книжки (если у сотрудника нет бумажной трудовой, то ему заводится электронная без необходимости создания бумажного дубликата).

За год в компании образуется целая масса кадровых документов, которые при традиционном документообороте доставляют массу неудобств. Необходимо лично подписывать документы, заключать договоры, выделять средства на обслуживание принтеров и сканеров, а также обеспечение сотрудников всей необходимой канцелярией. Этот факт в совокупности с тенденцией перехода на удаленную работу влечет за собой активное развитие электронного кадрового документооборота.

Как кадровые процессы переносятся в СЭД?

Самое главное в переходе на электронную систему кадрового документооборота – это обеспечить юридическую силу документов. Для этого их надо составлять в соответствии со следующими законодательными актами:

• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Трудовой кодекс РФ;
• Федеральный закон № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

В соответствии с актуальным законодательством кадровый электронный документооборот полностью легализован для удаленных сотрудников. Компания переходит на электронный документооборот, переводя в цифровой формат максимум кадровых процессов. К примеру, издание и утверждение приказов, хранение информации о сотрудниках в цифровых архивах.

Для этого компании нужно пройти через несколько этапов:

1. Подготовка сотрудников к переходу на СЭД;
2. Издание нормативно-правовых актов в рамках организации, которые будут содержать положения о работе СЭД;
3. Внедрение СЭД;
4. Перенос документов из бумажного формата в цифровой;
5. Перевод процессов работы с документами в цифровой формат.

Чем обоснована данная тенденция?

Современные компании все больше понимают, что увеличение прибыли достигается не за счет увеличения цен на продукцию или снижения заработных плат, а благодаря оптимизации рабочих процессов, сокращения затрат на производство и оказание услуг. Это понимание привело к созданию СЭД, которые позволяют не только сократить расходы на документооборот, но и значительно ускорить процесс принятия решений и работы с документами.

Однако документооборот – это не только исполнение приказов и подписание отчетов. Работа с кадрами подразумевает постоянное взаимодействие с документами сотрудников, а также организационно-распорядительными документами. И потому данный процесс также необходимо оптимизировать.

На сегодняшний день в России уделяется большое внимание как электронному документообороту по всей компании, так и в кадровой сфере. Принимаются законодательные акты, регламентирующие работу с кадровыми документами в цифровой среде. А недавний резкий переход на удаленную работу значительно ускорил развитие данного направления.

Электронные трудовые книжки

С 1 января 2021 года всем сотрудникам, имеющим трудовые книжки, была предоставлена возможность перейти на электронные трудовые книжки. Те соискатели, что в 2021 впервые официально трудоустроились, получили такие книжки сразу же.

Электронная трудовая книжка позволяет решить главную проблему этого документа – надежность. Вся история трудоустройства хранится именно в трудовой книжке. И до 2021 года важной проблемой было то, что при потере трудовой книжки человек не сможет подтвердить свой официальный опыт работы. Что впоследствии приведет к проблемам с получением пенсии, трудоустройством и так далее.

Кадровый электронный документооборот могут подключить компании с удаленными работниками; компании, сотрудники которых вынуждены перейти на удаленную работу по решению властей; компании, принимающие участие в государственном эксперименте по ФЗ 122.