8(812) 740-78-71

Готовые решения

Для бизнеса

Кто владеет информацией - владеет миром, ведь организация эффективной работы с контентом - неоспоримое конкурентное преимущество. СЭД помогает не только создать единое информационное пространство для всей компании или холдинга, но и осуществлять контроль договорных обязательств, работы сотрудников.

Забудьте о потерянных документах, запоздалых ответах, трудностях оформления внутренних заявок и приказов. Ведь «Кодекс: документооборот» экономит не только бумагу, но и ценное время. Каждого сотрудника. Каждого руководителя.

Принимайте взвешенные решения, основываясь на полной информации!

Основные возможности
  • Договоры
    Работа с договорами подразумевает под собой не только их регистрацию и учет.

    Все основные этапы жизненного цикла договора автоматизированы в удобной и эффективной для пользователей форме.

    Функции

    • Регистрация договоров
    • Согласование договоров
    • Отслеживание договоров
  • Контроль исполнения поручений
    Постановка и контроль исполнения поручений – самая важная задача любого руководителя. "Кодекс: документооборот" позволяет оперативно отслеживать информацию о заданиях для каждого сотрудника и напоминает о сроках выполнения задач.

    На основании данных о работе можно выстроить систему KPI для оценки производительности.

    Функции

    • Поручения по документу
    • Оперативные поручения
    • Рассылка для ознакомления
    • Отчетность: контроль исполнения поручений
  • Внутренние документы
    Если говорить о внутренних документах, то это и записки (например, служебные, докладные), и различные заявки, концепции, планы, и так далее. В любой организации есть великое множество не только их видов, но и особенностей их жизненного цикла от создания до архивации.
    Использование СЭД позволяет отказаться от бумаг при работе с внутренними документами, они не теряются, а взаимодействие сотрудников и подразделений выстроено четко и грамотно.

    Функции

    • Регистрация внутренних документов
    • Согласование внутренних документов
    • Использование шаблонов
  • Регистрация переписки
    Регистрация переписки - основа документооборота и делопроизводства. Ни одна организация, предприятие или орган власти не находится в информационном вакууме.

    Не потерять контроль над общением с корреспондентами позволит фиксация документов в электронном виде.

    Функции

    • Регистрация входящих документов
    • Контроль срока ответа
    • Регистрация исходящих документов
    • Согласование исходящих документов
    • Справочник организаций
  • Приказы и распоряжения
    В деятельности организации невозможно обойтись без указаний разного рода: приказов, распоряжений, инструкций и т.д. Все эти сущности можно объединить одним общим термином – организационно-распорядительные документы, или просто ОРД.

    Их учет, согласование, контроль – весьма важные процессы из-за весомой роли этих документов.

    Функции

    • Регистрация ОРД
    • Согласование ОРД
    • Контроль исполнения приказов и распоряжений
Внутренние документы
Если говорить о внутренних документах, то это и записки (например, служебные, докладные), и различные заявки, концепции, планы, и так далее. В любой организации есть великое множество не только их видов, но и особенностей их жизненного цикла от создания до архивации.
Использование СЭД позволяет отказаться от бумаг при работе с внутренними документами, они не теряются, а взаимодействие сотрудников и подразделений выстроено четко и грамотно.

Функции

  • Регистрация внутренних документов
  • Согласование внутренних документов
  • Использование шаблонов
Подробнее
  • Мобильный офис
    Возможность доступа к документам на мобильных устройствах актуальна не только для руководителей, но и для рядовых сотрудников.

    Приложение "Кодекс: документооборот" позволяет пользователям работать с СЭД в поездках, командировках, на выездных совещаниях и мероприятиях.

    Функции

    • Документы с собой
    • Согласование на мобильных устройствах
    • Контроль поручений на мобильных устройствах
  • Хранилище документов
    Как часто возникает ситуация, когда вы помните, что недавно видели документ, но не знаете, где его можно найти?

    С использованием хранилища такая проблема отпадает: весь контент находится в едином информационном пространстве, доступен быстрый поиск по реквизитам, полнотекстовый по содержимому текста с учетом всех языковых словоформ, изменение этого документа, организация единой базы для всех связанных организаций и подразделений.

    Функции

    • Единое хранение файлов
    • Несколько организаций в одной базе
    • Каталог документов (папки)
    • Оцифровка документов
  • Электронная подпись
    Применение электронной подписи является неотъемлемым требованием при организации защищенного и юридически значимого документооборота как внутри организации, так и при взаимодействии с контрагентами.

    Широкие функциональные возможности позволяют использовать как усиленную квалифицированную, так и простую электронную подпись.

    Функции

    • Подписание документа
    • Подписание резолюций и виз согласования
    • Реестр электронных подписей
  • Учет доверенностей
    Ведение доверенностей в электронном виде позволяет сэкономить время, ресурсы и сделать учет полномочий более прозрачным и простым.

    Модуль работы с доверенностями в СЭД “Кодекс Документооборот” автоматизирует процессы инициации, согласования, подписания и учета доверенностей, используемых в деятельности Вашей организации.

    Функции

    • Регистрация доверенностей
    • Согласование доверенностей
    • Отслеживание актуальных доверенностей
  • Взаимодействие с внешними системами
    Для эффективной работы и встраивания в общую информационную инфраструктуру любая система должна обладать инструментами взаимодействия.

    Очень важно грамотно организовать и регламентировать экспорт и импорт данных, прозрачные схемы соединения. В СЭД «Кодекс: документооборот» для этого предусмотрено несколько интерфейсов.

    Функции

    • API
    • Взаимодействие с МЭДО
    • Взаимодействие со СМЭВ
    • Импорт почты
Дополнительные возможности
  • Мониторинг и отчетность
    Любое управленческое решение должно подкрепляться достоверной информацией.

    Вы легко можете использовать "Кодекс: документооборот" для сбора статистики, принятия предупреждающих мер, контроля поручений или оценки эффективности сотрудников.

    Функции

    • Сбор статистики по документообороту
    • Контроль исполнительской дисциплины
    • Журналы регистрации
    • Информационная панель
  • Банк документов
    За несколько лет работы в любой организации накапливается большое количество внутренней нормативной документации.

    Её объемы увеличиваются, и чтобы выделить наиболее важную и актуальную информацию мы предлагаем воспользоваться Банком документов.
    • Опубликование документов
    • Отслеживание управленческих документов
    • Актуализация документов
  • Потоковое сканирование
    Потоковое сканирование всего за несколько минут, а то и секунд превращает бумажные документы в оцифрованную и структурированную информацию.

    Система позволяет автоматизировать процесс ввода данных в информационные системы, снизить затраты и повысить качество работы.

    Функции

    • Сканирование документа
    • Распознавание текстов
    • Извлечение свойств документа из его текста
  • Судебные дела
    Любая организация в своей деятельности сталкивается с необходимостью ведения дел в арбитражных судах, судах общей юрисдикции, третейских судах и иных органах. “Кодекс: документооборот” позволяет оптимизировать этот процесс: создать все условия для контроля судебной практики и совместной работы над делами.

    Будьте в курсе ситуации, принимайте решения вовремя.

    Функции

    • Регистрация судебного дела и документов к нему
    • Учет судебных заседаний
    • Регистрация исполнительных листов
    • Уведомления о расширении дела
  • Коллективная работа
    Уже давно более 80% задач в организациях выполняются в рамках коллективной работы. Отсутствие средств удобного взаимодействия сотрудников - один из самых проблемных моментов управления.

    Кроме передачи или распределения документов среди групп и команд СЭД накапливает историю работы, редактирования, обсуждения, согласования, в помощь идут также виртуальные подборки документов и переписка.

    Функции

    • Разделение прав доступа
    • Совместное редактирование
    • Папки
    • Сообщения
    • Пометки
Потоковое сканирование
Если говорить о внутренних документах, то это и записки (например, служебные, докладные), и различные заявки, концепции, планы, и так далее. В любой организации есть великое множество не только их видов, но и особенностей их жизненного цикла от создания до архивации.
Использование СЭД позволяет отказаться от бумаг при работе с внутренними документами, они не теряются, а взаимодействие сотрудников и подразделений выстроено четко и грамотно.

Функции

  • Регистрация внутренних документов
  • Согласование внутренних документов
  • Использование шаблонов
Подробнее
  • Экспедиция
    Если нет возможности направить корреспонденту письмо с помощью Сервиса обмена «Кодекс: документооборот» (у получателя ещё нет СЭД), то задачу отправки писем облегчит модуль «Экспедиция».

    Нанесение адреса на конверт, составление реестров, расчет стоимости и отправка данных партионной почты – всё это доступно в электронном виде. Грамотная экспедиционная обработка документов позволяет отправлять письма вовремя.

    Функции

    • Формирование списка отправлений
    • Экспорт реестра партионной почты
    • Печать конвертов
    • Отправка по email
  • Администрирование
    Одно из преимуществ «Кодекс: документооборот» - гибкость. Систему можно очень тонко настроить, получив инструмент, который обеспечит все процессы.

    Первичная настройка, коррективы, связанные с персоналом, политикой безопасности, личными пожеланиями пользователей, запуском новых маршрутов движения документов… всё это в интуитивно понятном интерфейсе.

    Функции

    • Управление пользователями и правами
    • Рассылка уведомлений
    • Ведение штатного расписания
    • Календарь рабочих дней
  • Тестирование сотрудников
    Необходимо оценить уровень профессиональных знаний сотрудников или поверить качество ознакомления с регламентами? Хотите быть в курсе, по каким темам необходимо устроить дополнительное обучение?

    Вам поможет подсистема «Регулярное экспресс-тестирование сотрудников организации». Мониторинг уровня знаний – залог эффективного решения задач, стоящих перед каждым сотрудником, коллективом или организацией в целом.

    Функции

    • Управление вопросами тестирования
    • Выбор сотрудников для тестирования
    • Прохождение тестов
    • Учет результатов тестирования
  • Архивные дела
    СЭД “Кодекс Документооборот” предоставляет удобные средства для организации хранения электронных документов.

    Исполненные документы в системе могут быть «списаны в дела» для формирования в дальнейшем архивного фонда организации, передачу дел на длительное хранение в специализированные базы данных.

    Функции

    • Архивирование документов
    • Экспертиза ценности
    • Формирование описей и актов
  • Кэширующий сервер
    Если предполагается построение распределенной системы, и, например, хранение данных в ЦОД (центре обработки данных), то рекомендуется воспользоваться кэширующим сервером.

    Это позволит экономить на передаче данных и почти мгновенно просматривать вложения.

    Функции

    • Быстрый просмотр файлов
    • Построение распределенной системы