Согласование проектов правовых актов Губернатора СПб и Правительства СПб в ЕСЭДД

В 2016 году в Единой системе документооборота и делопроизводства реализована возможность межведомственного согласования документов в электронном виде. В ноябре запущен пилотный проект по согласованию проектов правовых актов Губернатора и Правительства Санкт-Петербурга.

Так как согласование постановлений происходит в едином контуре электронного документооборота, вся дополнительная переписка, вопросы, развернутые замечания, предложения альтернативных формулировок, также регистрируется в системе в связке с проектом правового акта. Кроме этого результаты заверяются электронной подписью, что гарантирует неотрекаемость согласующего, фиксирует, какую именно версию и формулировку проекта постановления он завизировал.

В соответствии с регламентом система автоматически рассчитывает сроки согласования и позволяет осуществлять их контроль. Строится маршрут движения документа, который учитывает и внутреннее согласование внутри ИОГВ-разработчика, и внешнее, уже с другими органами власти и организациями. Список согласующих определяет автор документа с учетом содержания проекта. Организовывается и логика его движения: если нет замечаний, то проект передается на следующий этап согласования, если есть необходимость доработки – возвращается разработчику.

«Процесс согласования достаточно сложный, проект проходит множество инстанций и с учетом всех замечаний готовится на подпись Губернатору Санкт-Петербурга. Согласование в ЕСЭДД позволяет передавать текст документа, приложения к нему, справки, пояснительные записки в электронном виде. Отслеживать версии текстов, то есть контролировать все изменения, становится намного проще. Мы хотим, в первую очередь, избавиться на первом этапе согласования от бумажных пересылок всем ведомствам, в дальнейшем – автоматизировать и упростить принятие актов», — пояснила ведущий системный аналитик Департамента электронного документооборота и услуг для государственного управления Консорциума «Кодекс» Анна Михайлова.

Передача между ИОГВ, имеющими свои базы данных, осуществляется с помощью подсистемы обмена ЕСЭДД. При этом маршрут согласования (справка согласования, перечень согласующих, сроки, результаты) синхронизируется между всеми получателями проекта, что позволяет добиться прозрачности процесса: всегда можно отследить, на какой стадии документ находится, и оценить сроки его прохождения по инстанциям.

Губернатор Санкт-Петербурга пока подписывает проекты на бумаге, соответственно, справка согласования и оригинал проекта также архивируются в бумажном виде. Но даже неполная автоматизация позволяет оперативно получать документ, экономить время на сканировании и передаче проекта как внутри, так и между ИОГВ, кроме того упрощается и ускоряется его дальнейшая вычитка, технические правки, рассылка и опубликование.